Inleiding

Van der Valk Hotel Hardegarijp - Leeuwarden verwerkt dagelijks informatie over personen. Van der Valk houdt zich daarbij aan de wet. Van der Valk respecteert de privacy van de personen over wie zij informatie ontvangt en behandelt de informatie strikt vertrouwelijk. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens Van der Valk verwerkt en voor welke doeleinden. Deze privacyverklaring geldt tevens voor alle Van der Valk hotels, en restaurants die vallen onder verantwoordelijkheid van Van der Valk Diensten Centrum BV, alsmede gelieerde ondernemingen. De privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals bedrijven en/of websites die reizen of reispakketten aanbieden. Wij raden u aan om de privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

Van der Valk Hotel Hardegarijp - Leeuwarden, gevestigd aan de Rijksstraatweg 36 te 9254 DJ Hurdegaryp, KVK-nummer: 01029898, e-mailadres: receptie@hotelhardegarijp.com, is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking en opslag van uw persoonsgegevens. Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot receptie@hotelhardegarijp.com.

Daar waar hierna gesproken wordt over 'Van der Valk', wordt bedoeld alle hierboven genoemde entiteiten.

 

1. Toepasselijkheid Privacyverklaring

Deze privacyverklaring geldt tevens voor alle Van der Valk hotels, en restaurants die vallen onder verantwoordelijkheid van Van der Valk Diensten Centrum BV, alsmede gelieerde ondernemingen. De privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door derden, zoals bedrijven en/of websites die reizen of reispakketten aanbieden. Wij raden u aan om de privacyverklaring zorgvuldig te lezen.

De Privacyverklaring is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door partijen waarvan Van der Valk uw persoonsgegevens heeft ontvangen (zoals boekingsorganisaties, reisbureaus, werkgevers, sociale mediabedrijven), noch op de verwerking door enige andere derde partij. Wij dragen voor deze organisaties geen (verwerkings)verantwoordelijkheid en wij verwijzen wat betreft dergelijke verwerkingen naar de privacyverklaring van deze organisaties.

2. Aanvaarding verwerking van persoonsgegevens

Door registratie voor of door gebruik te maken van onze producten of diensten bevestigt u dat u kennis heeft genomen van de inhoud van de Privacyverklaring en dat u akkoord bent met de wijze van verwerking van persoonsgegevens door Van der Valk zoals in de Privacyverklaring is beschreven. Als u niet akkoord gaat met ons privacybeleid, dient u het gebruik van onze website te staken.

3. Aard, doel en grondslag van de verwerkingen van persoonsgegevens

Van der Valk verwerkt verschillende soorten persoonsgegevens, voor verschillende doeleinden. Hierna wordt toegelicht welke persoonsgegevens en doeleinden dat zijn.

a. Kamer- en zaalboekingen

Voor (het boeken of het aanvragen van) een kamer, vergaderruimte, zaal en/of andere hotelfaciliteit, hebben wij persoonsgegevens van u nodig (zoals uw titel, naam, adres, woonplaats, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres, handtekening, dag van vertrek en aankomst en uw betalingsgegevens). Indien u van een zakelijke boeking gebruik maakt, zullen wij ook de naam en (adres)gegevens van uw werkgever en/of opdrachtgever verzamelen. Eventueel kunnen wij aanvullende persoonsgegevens van u verzamelen die voor onze dienstverlening van belang zijn en die u vrijwillig aan ons verstrekt. Gezondheidsgegevens verwerken wij enkel op basis van uw toestemming, om u beter van dienst te kunnen zijn, bijvoorbeeld het bieden van toegang voor mindervaliden. Daarnaast zijn wij wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren. Wij zullen dit ter plekke in het hotel doen aan de hand van een door u getoond identiteitsdocument. Wij maken hier geen kopie van. Deze gegevens worden alleen intern gebruikt, en worden niet doorgegeven aan andere organisaties voor commerciële doeleinden.

Verder zijn wij als hotel verplicht om een aantal gegevens (naam, woonplaats, type legitimatiebewijs, dag van aankomst en dag van vertrek) van onze gasten te registreren.

b. Restaurantreserveringen

Indien u in één van onze restaurants reserveert, verzamelen wij persoonsgegevens van u (zoals titel, naam, e-mailadres, telefoonnummer en taalvoorkeuren) om de reservering te kunnen bevestigen en uw wensen voor uw reservering door te voeren. Daarnaast kunnen wij u vragen of wij met allergieën rekening dienen te houden.

Wij verwerken deze gegevens om uitvoering te kunnen geven aan onze restaurantdiensten.

c. Van der Valk account

U kunt een Van der Valk account aanmaken. Op die manier zijn reserveringen en informatie aanvragen bij een vervolgverzoek gemakkelijk te maken, aangezien wij u niet nogmaals om uw gegevens hoeven te vragen. Voor het aanmaken van een account vragen wij uw naam, woonplaats, adresgegevens, telefoonnummer en e-mailgegevens. Deze persoonsgegevens worden in onze database bewaard.

d. Beveiliging

Onze hotels, restaurants parkeerterreinen en garages zijn – voor zover noodzakelijk – voorzien van camera-beveiliging om de veiligheid van onze gasten, medewerkers en bezittingen te bevorderen en diefstal en andere onregelmatigheden tegen te gaan.

e. Kentekenregistratie

Voor registratie en betaling van parkeergelden, maken diverse Van der Valk vestigingen gebruik van kentekenregistratie. Indien u gebruik maakt van deze parkeerfaciliteiten wordt uw kenteken geregistreerd om uitvoering aan de parkeerdiensten te kunnen geven.

f. Nieuwsbrief en mailingen

Indien u gebruik maakt van onze diensten wordt u aangemeld voor onze hotelnieuwsbrieven. Ook is het mogelijk u via de websites van de Van der Valk hotels en via Valk Verrast aan te melden voor de nieuwsbrieven. Middels deze e-mails houden wij u op de hoogte van exclusieve aanbiedingen en serviceberichten. U kunt zich ten allen tijden uitschrijven voor de nieuwsbrief via de nieuwsbrief zelf en via uw Valk Account.

g. Contactformulier

U kunt contact met ons opnemen, door middel van het invullen van ons digitale contactformulier. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, vragen wij om de invulling van naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw bericht voor ons.

h. Prijsvragen

Van der Valk organiseert regelmatig prijsvragen en (win)acties via haar website(s) of via sociale media. Indien u reageert of meedoet, vragen wij naar uw naam- en contactgegevens. Deze worden gebruikt om de prijswinnaars op de hoogte te stellen, de actie uit te voeren en de respons op de actie te meten.

Wij vragen uw toestemming om deze gegevens te verwerken.

i. (Direct) Marketing

Om aanbiedingen te doen in het verlengde van onze dienstverlening en die u interesseren verzamelen wij informatie over personen indien u onze website bezoekt, zoals demografische gegevens. Dit doen wij door middel van het plaatsen van cookies. Wij kunnen informatie over u verzamelen van derden, waaronder informatie van onze partners en sociale mediasites overeenkomstig uw instellingen op dergelijke websites. Wij verwijzen naar de informatie over verzameling van gegevens door middel van cookies onder hoofdstuk 7 in de Privacyverklaring.

j. Database

Om onze dienstverlening te optimaliseren en er voor te zorgen dat wij altijd werken met je juiste gegevens worden klantgegevens opgeslagen in een gezamenlijke database van de Van der Valk groep. Uitsluitend hotels waar u een dienst afneemt (hotelovernachting, reserveren restaurant of zaal etc.) hebben toegang tot uw gegevens in de database en dit uitsluitend ten behoeve van deze dienstverlening.

k.Sociale media

Van der Valk is op verschillende sociale media te vinden, zoals op Facebook. Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u functies op deze websites en/of apps gebruikt, zoals een "Facebook-like". Als een dergelijke functie door u wordt gebruikt, kunnen wij uw persoonsgegevens verkrijgen via onze sociale media in kwestie.

l. Zwarte en contantenlijst

Van der Valk hanteert een zwarte lijst beleid om overlast en criminaliteit in haar hotels- en restaurant tegen te gaan. Ook houdt Van der Valk een contantenlijst bij tegen fraude en wanbetaling. Van der Valk heeft daarom een gerechtvaardigd belang voor deze gegevensverwerking.

Op basis van dit beleid kan Van der Valk in zeer uitzonderlijke gevallen besluiten om een gast de toegang tot haar hotels of andere diensten te weigeren, of voorwaarden aan betalingsmethoden te stellen. Dit kan bijvoorbeeld in het geval van het plegen van fraude, veroorzaken van overlast, overtreding van huisregels, het toebrengen van schade aan eigendommen van andere gasten of medewerkers van Van der Valk, het toebrengen van letsel aan andere gasten en/of medewerkers van Van der Valk of ander onbehoorlijk gedrag.

Van der Valk hanteert een strikt en zorgvuldig beleid rond de gegevensverwerking en de gegevensbeveiliging van de zwarte lijst en de contantenlijst. De normale privacyrechten van een betrokkene zijn hierop onverkort van toepassing.

m. Sollicitatieprocedure

Van der Valk verzamelt en verwerkt gegevens van sollicitanten door middel van persoonlijke contacten, per post, per e-mail en/of telefoongesprekken. Wij verzamelen onder andere de naam, het geslacht, contactgegevens, motivatiebrieven, informatie over het opleidingsniveau en de arbeidsgeschiedenis van de sollicitant. Deze gegevens zijn relevant voor het doorlopen van de sollicitatieprocedure en zullen uiterlijk 4 weken na afloop van de procedure worden verwijderd. Indien u daarvoor toestemming geeft kan Van der Valk uw persoonsgegevens langer opslaan in haar administratie, zodat in de toekomst eventueel wederom contact met u kan worden opgenomen.

n. Werknemers

Van der Valk verwerkt ook persoonsgegevens van werknemers, in het kader van de arbeidsovereenkomst en op basis van wettelijke grondslagen. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, wordt verwezen naar het personeelshandboek van de entiteit waarvan u werkzaam bent.

o. Verwerking van gegevens van minderjarigen

Van der Valk verwerkt persoonsgegevens van minderjarigen  (onder de 16 jaar) indien zij onder begeleiding of met toestemming van een ouder/voogd in één van onze hotels verblijven, zoals de naam van de minderjarigen. Van der Valk verwerkt geen andere gegevens van minderjarigen, tenzij de persoonsgegevens over de minderjarigen noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst en de gegevens worden verstrekt door een ouder of voogd.

5. Verstrekken en delen van uw gegevens met derde partijen

5.1 Doorgifte van uw persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens in beginsel niet met bedrijven, organisaties en individuen buiten onze eigen organisatie.

Voor het kunnen leveren van bepaalde diensten en aan het verwachte niveau van gastvrijheid en service te kunnen voldoen, kunnen we echter in specifieke omstandigheden uw persoonsgegevens delen binnen Van der Valk, met onze dienstverleners en andere derden. Wij dragen er zorg voor dat het delen van gegevens alleen plaatsvindt indien de derde de gegevens verwerkt op basis van onze instructies, voldoende passende (beveiligings)maatregelen neemt en ons garandeert zich te houden aan de geldende privacy wet- en regelgeving. Hieronder treft u een overzicht van (de categorieën) ontvangers aan.

1. Van der Valk: Bedrijven die behoren tot of gelieerd zijn met Van der Valk, allemaal actief zijn in de hotelsector en die uw gegevens nodig hebben om de gekozen services correct te kunnen verstrekken. Het enige doel van deze overdracht is het vermogen om correct services aan u te kunnen verstrekken.
2. Evenementorganisaties/bedrijven: als u Van der Valk bezoekt als onderdeel van een groepsevenement of meeting, kan informatie, verzameld voor de planning van het evenement of de meeting, worden gedeeld met de organisators en, indien van toepassing, met de gasten die de meeting of het evenement organiseren of eraan deelnemen.
3. Dienstverleners: we zijn afhankelijk van derden als IT-dienstverleners, software-onderhoudspartijen om namens ons diensten en producten te leveren en kunnen uw persoonlijke informatie met hen delen als dat passend is. We kunnen ook dienstverleners gebruiken om nieuws te communiceren en promotie- en transactiemateriaal aan u te verschaffen namens ons, waaronder gepersonaliseerde online reclame in naleving met uw voorkeuren en toepasbare wetgeving.

Bovendien kan Van der Valk persoonsgegevens delen met organisaties buiten Van der Valk in de volgende omstandigheden:

1. Uitvoering van een overeenkomst - Verstrekking van uw persoonsgegevens aan derde organisaties is toelaatbaar Wanneer het noodzakelijk is om onze contractuele verplichtingen jegens u na te komen, is het toegestaan dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan derde organisaties.
2. Met uw toestemming - Met uw toestemming kunnen wij uw persoonsgegevens aan andere partijen doorgeven. De toestemming geldt alleen indien duidelijk is waar u uw toestemming voor geeft en wat de gevolgen daarvan zijn.
3. Om juridische redenen - We delen uw persoonsgegevens als we van mening zijn dat openbaarmaking van de gegevens noodzakelijk is om te voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, wettelijke procedures of verzoeken van overheidsinstanties.
4. Wettelijke verplichting - Indien een wettelijke verplichting dit van ons vereist, zullen wij uw persoonsgegevens verstrekken. Van der Valk maakt afspraken met de ontvangers van uw persoonsgegevens om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld en worden beveiligd.

5.2 Doorgifte persoonsgegevens buiten de EU

Van der Valk kan uw persoonsgegevens doorgeven vanuit Nederland naar het buitenland. Landen binnen de Europese Economische Ruimte (EER) kennen een gelijkwaardig beschermingsniveau van persoonsgegevens als Nederland. Met inachtneming van de algemene eisen uit privacy wet- en regelgeving kunnen wij uw persoonsgegevens doorgeven aan landen binnen de EER. Ook onze hotels in het Caribisch gebied, vallen binnen de Europese Economische Ruimte. Dit kunnen wij bijvoorbeeld doen binnen ons concern ten behoeve van een goede bedrijfsvoering.

Buiten de EER zullen wij uw persoonsgegevens enkel doorgeven indien er sprake is van een passend beschermingsniveau. Van der Valk maakt daarvoor gebruik door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontracten.

5.3 Bewaartermijn

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk, tenzij er een wettelijke plicht op ons rust om uw persoonsgegevens langer te bewaren. Ons basisprincipe is dat wij persoonsgegevens alleen bewaren zo lang dat nodig is om u onze producten en/of diensten te kunnen leveren. Hierna zullen wij voor zover mogelijk uw persoonsgegevens verwijderen. U kunt bijvoorbeeld een Van der Valk account aanmaken, zoals hiervoor in hoofdstuk 3 is toegelicht. Inactieve accounts zullen wij na een periode van 2 jaar verwijderen. Indien u uw e-mailadres heeft verstrekt (eventueel via uw account) zodat wij u op de hoogte kunnen houden van onze dienstverlening zullen wij uw gegevens daarvoor nog wel bewaren.

6. Beveiliging en maatregelen

Wij hanteren een hoog niveau van beveiliging van gastgegevens. Gegevens van gasten worden versleuteld opgeslagen. Toegang tot gegevens door medewerkers van Van der Valk geschiedt op basis van noodzakelijkheid gegeven de functie van de betreffende medewerkers (Need to know principe). Van der Valk toetst periodiek de beveiliging van haar gegevensverwerkingen en onderliggende IT systemen. Ingeval van uitbesteding van gegevensverwerkende processen aan derde partijen maken wij met deze partijen afspraken over adequate beveiliging van de persoonsgegevens. De getroffen maatregelen zijn in lijn met geldende privacy wet- en regelgeving. Als er ondanks de getroffen beveiligingsmaatregelen toch een beveiligingsincident plaatsvindt, zullen wij maatregelen treffen om de gevolgen voor uw privacy zoveel mogelijk te beperken.

7. Cookies

Van der Valk maakt gebruik van cookies. Voor ons cookiestatement verwijzen wij naar onze cookiespagina, te vinden in de footer van de website. 

8. Aansprakelijkheid

Van der Valk is niet verantwoordelijk c.q. aansprakelijk voor ongeoorloofde, onbevoegde of ongewilde verwerking en/of toegang tot persoonsgegevens die niet aan Van der Valk kan worden toegerekend. Tevens zijn wij niet verantwoordelijk voor de handelingen of nalaten door derde(n) waarmee wij samenwerken of waarnaar wij op onze website(s) of anderszins verwijzen. De desbetreffende derden vallen niet onder deze Privacyverklaring en wij raden dan ook aan om de privacyverklaringen van deze derde partijen op de websites zorgvuldig te lezen. In al de hiervoor genoemde gevallen accepteert Van der Valk geen aansprakelijkheid en bestaat er geen recht op schadevergoeding, nakoming of enige andere aanspraak jegens Van der Valk.

Ondanks de zorg en aandacht die besteed wordt aan het beheer van deze website, is het mogelijk dat de site onjuiste informatie bevat. Van der Valk kan niet aansprakelijk gesteld worden voor technische of redactionele fouten die in deze website voorkomen, noch voor eventuele gevolgschade die het resultaat is van het gebruik of het tijdelijk niet beschikbaar zijn van deze website of de links naar de websites van derden.

9. Uw rechten

Als gast van Van der Valk of bezoeker van één van onze websites kunt u een verzoek doen tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar, beperking of overdracht van de persoonsgegevens. Daarnaast heeft u het recht om een verleende toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet. Op uw verzoek zullen wij u schriftelijk mededelen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Bij uw verzoek dient u zich te identificeren door middel van een kopie van uw rijbewijs of identiteitsdocument. In onze reactie lichten wij toe welke persoonsgegevens wij van u hebben verwerkt of nog verwerken, en geven wij u daar een kopie van. Ook lichten wij toe voor welke doelen de gegevens zijn of worden verwerkt, met wie de gegevens worden gedeeld, hoe lang deze naar verwachting nog zullen worden opgeslagen, en welke overige rechten u geldend kunt maken.

1. Recht op inzage

U hebt het recht om aan Van der Valk te vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Als wij gegevens van u verwerken hebt u het recht om inzage te krijgen in de betreffende persoonsgegevens, de doeleinden van de verwerking, eventuele bronnen of ontvangers van deze persoonsgegevens en de bewaartermijn.

2. Recht op rectificatie

Als u inzage in de verwerking van uw persoonsgegevens hebt ontvangen, kunt u ons verzoeken onjuistheden te verbeteren of onvolledigheden aan te vullen. Wij motiveren onze reactie. Gaan wij tot verbetering over, dan ontvangt u van ons een aanvullende verklaring. Die verklaring ontvangen ook eventuele ontvangers van uw onjuiste of onvolledige gegevens.

3. Recht op verwijdering

U kunt ons verzoeken om door ons verzamelde persoonsgegevens van u te verwijderen in de volgende gevallen:

• de persoonsgegevens zijn niet meer nodig voor de doeleinden waarvoor wij deze hebben verzameld of anderszins verwerkt;
• indien de toestemming op basis waarvan de verwerking geschiedt door u is ingetrokken;
• u maakt gemotiveerd bezwaar, en er zijn geen dwingende redenen om uw bezwaar niet te honoreren;
• de persoonsgegevens worden door ons onrechtmatig verwerkt;
• wij moeten uw persoonsgegevens op grond van een wettelijke verplichting wissen;
• wij hebben uw gegevens door middel van mobiele telefonie- of internetdiensten verzameld.

4. Recht op beperking

Als u een onjuistheid of onvolledigheid in uw persoonsgegevens bij ons hebt gemeld, kunt u ons verzoeken de verwerking te beperken zo lang wij uw verzoek in behandeling hebben. U mag ons ook om beperking van de verwerking van uw gegevens vragen als u van mening bent dat wij uw gegevens onrechtmatig verwerken of deze niet meer nodig hebben, of als u bezwaar tegen (verdere) verwerking daarvan hebt gemaakt. Na ontvangst van uw beperkingsverzoek zullen wij de gegevens alleen nog verwerken na verkregen toestemming of vanwege gewichtige redenen (zoals een gerechtelijke procedure).

5. Recht op overdraagbaarheid

Als u persoonsgegevens aan ons hebt verstrekt in een gestructureerd, gebruikelijk digitaal bestandsformaat, en wij uw gegevens met uw toestemming of in de uitvoering van een overeenkomst met u hebben verwerkt, hebt u het recht ons om een kopie van deze gegevens te vragen. U kunt ons in die gevallen ook vragen uw gegevens rechtstreeks aan een andere dienstverlener door te sturen.

6. Recht op bezwaar

U mag te allen tijde bewaar maken tegen verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben. Dat geldt in het bijzonder voor profielen die wij op basis van uw persoonsgegevens hebben aangemaakt. Wij zullen verwerking van uw gegevens na ontvangst van uw bezwaar staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde redenen kunnen aanvoeren die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden.

Verwerken wij uw persoonsgegevens voor direct marketingdoeleinden, dan mag u daar te allen tijde bezwaar tegen maken en zullen wij de verwerking direct staken.
 

10. Uitoefenen rechten

Wilt u van één of meer van uw hiervoor opgesomde rechten gebruik maken, dan kunt u contact opnemen met ons via het e-mailadres: help@valksupport.com. Van der Valk zal op uw verzoek binnen 4 weken beslissen, tenzij wij u binnen die termijn laten weten dat wij nog iets meer tijd nodig hebben.

Worden uw persoonsgegevens verwerkt op grond van uw toestemming? Dan heeft u het recht om uw toestemming in te trekken. Eventuele intrekking van uw toestemming laat eerdere verwerkingen op basis daarvan onverlet
 

11. Klachten

Heeft u een klacht over het gebruik van uw persoonsgegevens? Dan wijzen wij u op de klachtenprocedure bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze instantie is bevoegd om kennis te nemen van uw klacht.

12. Contact en wijzigingen

Voor vragen, opmerkingen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens kan contact worden opgenomen met het desbetreffende hotel. Deze contactgegevens treft u bij de start van de Privacyverklaring. Geef duidelijk in het onderwerp aan dat het gaat om privacy en om welk verzoek het gaat zodat wij binnen de daarvoor geldende termijnen kunnen reageren.

Deze privacyverklaring is in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring periodiek te actualiseren. De nieuwste versie wordt op deze pagina gepubliceerd.

Versie oktober 2024